Küsimuste vastuste andmebaas
Küsimuste-vastuste andmebaas sisaldab enam kui 500 olukorra kirjeldust, mis võivad ette tulla
programmiga töötamisel. Sind huvitavale küsimusele vastuse leidmiseks kasuta otsingut või ava
teemakaust.
| Versioon: | 5.0, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 6.0 | | Küsimus: | Kuidas vähendada andmebaasi mahtu ja luua uus andmebaas aastavahetusel. | | ID: | 1636 | | Vastus: | Koostatud HansaRaama versioon 5.1/5.2/5.3/5.4/6.0 alusel
Sissejuhatus
Palun loe enne tegutsema asumist kogu juhend hoolikalt läbi!
Aastavahetus on sobiv aeg ümberkorraldusteks raamatupidamissüsteemis. Üheks ümberkorraldamise viisiks võib olla ka suureks kasvanud andmebaasi arhiveerimine ning alustamine uuest aastast uue andmebaasiga.
Millest võib aru saada, et andmebaas on üle pea kasvanud? Põhiline märk on see, et aruannete võtmine võtab tavapärasest rohkem aega. Keerukamad aruanded võtavadki rohkem aega ja samuti sõltub ooteaeg arvuti riistvarast. Siiski võib väita, et kui Laoseisu, Müügireskontro või Ostureskontro aruannetel on ooteaeg ühekasutajarezhiimis üle 5 minuti või mitmekasutajasüsteemi korral üle 10 minuti, võiks tõsiselt kaaluda uuel aastal uue andmebaasi kasutusse võtmist. Teisalt on soovitav luua uus baas ka juhul, kui baasi maht kasvab üle 100 MB aastas.
NB! Enne vana andmebaasi arhiveerimist tee tingimata turvakoopia andmebaasist, samuti trüki välja põhiaruanded: Bilanss, Kasumiaruanne, Saldoaruanne, Kassaraamat, Töötaja väljavõte, Ostureskontro, Müügireskontro,Laoseis jne. See ei tähenda muidugi seda, et neid hiljem ei saaks vaadata ka otse vanast andmebaasist.
Uue andmebaasi loomise eel selekteeritakse ja väljastatakse vanast baasist eelnevalt need andmed, mida läheb ka uuel aastal vaja. Need on baasregistrid (kliendid, artiklid, hankijad, kontod, isikud jne) ning baasandmed (aruannete kirjeldused, km-koodid, tasumisviisid jne) ning tavaliselt ka laekumata/tasumata arved, mis seejärel tuleb importida uude andmebaasi. Pärast seda on vaja kontrollida üle ka kõik seadistused uue aasta baasis. Viimases osas käsitleb see juhend ka uues baasis hädavajalikke tegevusi. Alati võib tekkida raamatupidajal või finantsjuhil erisoove, mida selles juhendis ei käsitleta.
Mitmekasutajasüsteem
Mitmekasutajasüsteemi korral tuleb kõik tegevused vana baasiga teostada HansaRaama serverprogrammis, olles eelnevalt sulgenud klientprogrammid. Serverprogrammi tunned ära selle järgi, et menüüribal ei ole võimalik valida mooduleid ning aktiivne aken on alati SERVER STATUS. Serverprogrammis toimingute alustamiseks vali Fail-Lõpeta ja välju serverrezhiimist. Uuesti serverprogrammi sisenedes on võimalik valida moodulid-Üldine ja seejärel vastavalt käesolevatele
juhistele toimida.
Pärast kogu allkirjeldatud protseduuri, vali uuesti serverprogrammis Moodulid-Server. Seejärel saab teistest arvutitest tööle hakata.
Tegevused vanas baasis
1. Moodul Integratsioon > Ekspordid > Baasandmed, märgi kõik linnukesed ja vajuta Käivita. Avaneb Save As aken, milles vali tekstikoopiale nimi, mis oleks Sulle üheselt arusaadav, näiteks bafirmanimi.txt ja jäta meelde, kuhu Sa selle salvestad.
2.Moodul Integratsioon> (Funktsioonid)> Ekspordid> Baasregistrid, märgi linnukesega endale vajalikud registrid ja vajuta Käivita. Avaneb Save As aken, milles vali tekstikoopiale nimi, mis oleks üheselt arusaadav, näiteks brfirmanimi.txt ja
jäta meelde, kuhu Sa selle salvestasid.
3. Moodul Integratsioon > Ekspordid > Baasregistrid, artiklid märgi linnukesega endale vajalikud artiklite, hindade ja ladude registrid ja vajuta Käivita. Avaneb Save As aken, milles vali tekstikoopiale nimi, mis oleks üheselt arusaadav, näiteks artiklidfirmanimi.txt ning jäta meelde, kuhu Sa faili salvestad. Mõnede registritega, milles on soovimatuid kaarte, nagu Artiklid, Kliendid, Hankijad on võimalik sellised aegunud tähendusega kaardid kõrvaldada nii, et need ei tuleks uude baasi kaasa. Selleks märgi sellistele kaartidele linnukesega SULETUD. Nüüd punktis 2 ja 3 kirjeldatud eksporte tehes on vaja märkida omakorda linnuke ära ekspordi suletud kaarte.
4.Moodul Integratsioon > Ekspordid > Laekumata arved ning Tasumata ostuarved. Vajuta Käivita. Ilmunud aknas Määra saldoga arvete eksport ei pea tegelikult määrama midagi sel juhul, kui Sa ei soovi uude baasi üle tuua osalisi laekumisi või tasumisi.
Soovi korral saad osalised laekumised üle tuua aga tuleks kindlasti märkida Koosta laekumised osaliselt laekunud arvetele. Sel juhul määra tingimata ka Tasumisviis, Esimese laekumise number ning Kuupäev (reeglina eelmise aasta viimane kuupäev). Analoogiliselt tuleks toimida ka ekspordi Tasumata ostuarved puhul. Vajuta Käivita, avaneb Save As aken, milles vali üheselt
arusaadav failinimi, näiteks laekfirmanimi.txt või tasfirmanimi.txt ning jäta meelde (või kirjuta paberile üles), kuhu kataloogi Sa need failid salvestasid.
5. Mitme suuremahulise ettevõtte korral korda igas ettevõttes punkte 1-4.
Tegevused uue baasi loomisel
1.Kui uuendad versiooni siis jätka punktist 4. Esmalt on vaja luua koopia HansaRaama töökataloogist, et tagada vajadusel samaaegselt vana ja uue baasi lahtiolek arvutis. Selleks leia ekraanilt Shortcut (Kiirkorraldus), mis käivitab HansaRaama. Vii hiire kursor selle peale ja klõpsi 1x hiire parempoolse nupuga. Avanevast menüüst vali Properties (Atribuudid). Klõpsi nupul Find
Target (Otsi sihtüksus). Avaneb aken, milles on näha failid ja kataloogid. Andmebaasifaili tunned ära laiendi järgi *.HDB. Fail nimega Raama.HDB ongi see fail, milles on raamatupidamisandmed. Mõningatel juhtudel ei kuva arvuti laiendit *.HDB, sel juhul vali lehitseja ülemiselt menüüribalt View-Details, et veenduda faililaiendi õigsuses.
2. Kopeeri nüüd kõik failid ja kataloogid, välja arvatud andmebaasifail(id) laiendiga *.HDB eelnevalt loodud uude kataloogi, näiteks C:\HR2008.
3. Pärast kopeerimist on näha C:\HR2008 all hulk faile, millest vali hiire parempoolse nupuga fail HansaRaama.EXE (tüüp: application). Avanevast menüüst vali Send To-Desktop(Create shortcut). See on vajalik selleks, et arvuti töölauale tekiks uus shortcut (kiirkorraldus) uue aasta andmebaasi tarvis.
4.Käivitage shortcuti kaudu Hansaraama 6.0. Käivitamisel tekitab HansaRaama uue andmebaasi (kuna ei leia
töökataloogist ühtegi *.HDB laiendiga faili).
5. Avaneb aken "Teretulemast HansaRaamasse" (5.0 versioonis Ettevõtted: Vaata
Esimesse ritta Kood lahtrisse kirjuta 1. ettevõtte kood (tavaliselt esimene rida 1, teine rida 2 jne). Nime lahtrisse kirjuta ettevõtte nimi (seda nime ei trükita arvele, ei pea olema Oü-de ja AS-dega). Vajuta Käivita.) 6.0 versioonis vali seal Serveri andmebaas kui kasutad klient-server lahendust või Üksikkasutaja andmebaas kui kasutad programmi ühes arvutis.
6. Serveri valikuga tuleb lisaks sisetada süsteemi salasõna. Mõlemal juhul palutakse sisestada Ettevõte ning kasutaja, kellega sisse logida.
7. Vali avanenud ettevõtete nimekirjast esimene ettevõte. Avaneb HansaRaama. Firma nimeks on Uus ettevõte.
8. Juhul kui avaneb ka aken Imporditavad failid, siis ignoreeri seda ning sulgege see aken.
9. Vali moodul Üldine > Impordid ning avanevast aknast variant Import, faili otsimisega.
10.Leia avanenud OPEN aknast üles soovitud firma eelnevalt eksporditud failid. Juhendis toodud näites on need:
A) Bafirmanimi.txt,
B) Artiklidfirmanimi.txt,
C) Brfirmanimi.txt,
D) Tasfirmanimi.txt,
E) Laekfirmanimi.txt.
11.Vali eelmises punktis toodud failid (seda saab teha ühekaupa) samas järjekorras nagu eelmises punktis loetletud ning impordi nad uude andmebaasi, vajutades OPEN. Failide importimise käigus võivad ilmuda teated "andmed imporditud,
programm suletakse" või "puudub andmebaasi võti, vajutage OK" või "järgnev
tekkis impordi käigus: ". Sellistel juhtudel vajuta alati OK.
12. Välju ning taaskäivita HansaRaama.
13. Mitme suuremahulise ettevõtte puhul lisa ettevõtted Üldise mooduli registris ettevõtted ning korda iga ettevõttega punkte 7.-12.
Tegevused uues baasis
1. Kontrolli ja täienda esmalt kõik mooduli üldine seadistused, nagu Arvestusaastad, Kuupäev ja
number, Aruannete perioodid jne. Seadistuste kontroll on vajalik, kuna mitmed seadistused ei tule eksportide kaudu uude baasi üle (näiteks numbriseeriad).
2. Mooduli üldine seadistuses Internetivõti on vaja vajutada Võta andmebaasivõti.
3. Kontrolli ja täienda ka kõikide teiste kasutatavate moodulite seadistused. Vajadusel kontrolli seadistused eelmise aasta baasist üle- selle saate avada endiselt olemasolevast shortcutist.
4. Seo väljatrükitavate dokumendimallide blanketid vastavate toimingutega. Näiteks ülekande-müügiarve puhul tuleb toimida nii: Moodul Müügireskontro > Dokumendid > Operatsioonid > Kirjelda dokumentveerus Dok.mall esimesel real klahve Ctrl+Enter kasutades vali ARVE. (Sul võib see arve olla ka mõne teise koodiga kirjeldatud). Aga kõhkluse korral soovitame jällegi kontrollida vanast baasist üle. Analoogilisel põhimõttel tuleb ka teistes moodulites dokumendimallid toimingutega siduda.
5. Mooduli Finants seadistuses Allsüsteemid määra linnukesed nende registrite ette, mille puhul on vajalik automaatkanne pearaamatusse. Samuti tuleks määrata seal kuupäevadeks näit. 01.01.2011 (see kuupäev alates millisest peab programm koostama kanded
6. Moooduli Finants registris Algsaldod sisesta kuupäevaga 31.12.2010
(esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uus kaart, millel kirjelda vastava kuupäeva lõppsaldod. Vajadusel sisesta ka saldod kulukohtade e. Objektide lõikes selliselt, et igale Objektile koosta oma algsaldo kaart. NB! Tingimata peaks objektideks lahatud konto kogusaldo olema kirjeldatud ka ilma Objektita algsaldo kaardil.
7. Kui Sul oli aasta lõpus ettemakse klientidelt või hankijatele, sisesta need vastavas reskontros kas laekumistena või tasumistena eelmise aasta kuupäevadega, sest sellised ettemaksud ei tule ülalkirjeldatud eksportidega automaatselt uude baasi
üle.
8. Moodulis Ladu sisesta kuupäevaga 31.12.2010 (esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uus laosissetulek kaardiga (vajadusel ka mitme kaardiga) lao algsaldod.
Tõenäoliselt ei suutnud see juhend käsitleda 100% baasivahetusega kaasnevaid küsimusi. Küsimuste tekkimisel palun helista HansaRaama klienditoe
numbril 6999850. |
|
