Küsimuste vastuste andmebaas
Küsimuste-vastuste andmebaas sisaldab enam kui 500 olukorra kirjeldust, mis võivad ette tulla
programmiga töötamisel. Sind huvitavale küsimusele vastuse leidmiseks kasuta otsingut või ava
teemakaust.
| Versioon: | 6.0, 6.1, 6.2, 6.3 | | Küsimus: | 6.0, 6.1, 6.2, 6.3 versioon: Kuidas vähendada andmebaasi mahtu ja luua uus andmebaas aastavahetusel. | | ID: | 16580 | | Vastus: | Koostatud HansaRaama versiooni 6.3 alusel
Sissejuhatus
Palun loe enne tegutsema asumist kogu juhend hoolikalt läbi!
Aastavahetus on sobiv aeg ümberkorraldusteks raamatupidamissüsteemis. Üheks ümberkorraldamise viisiks võib olla ka suureks kasvanud andmebaasi arhiveerimine ning alustamine uuest aastast uue andmebaasiga.
Millest võib aru saada, et andmebaas on üle pea kasvanud? Põhiline märk on see, et aruannete võtmine võtab tavapärasest rohkem aega. Keerukamad aruanded võtavadki rohkem aega ja samuti sõltub ooteaeg arvuti riistvarast. Siiski võib väita, et kui Laoseisu, Müügireskontro või Ostureskontro aruannetel on ooteaeg ühekasutajarezhiimis üle 5 minuti või mitmekasutajasüsteemi korral üle 10 minuti, võiks tõsiselt kaaluda uuel aastal uue andmebaasi kasutusse võtmist. Teisalt on soovitav luua uus baas ka juhul, kui baasi maht kasvab üle 100 MB aastas.
NB! Enne vana andmebaasi arhiveerimist tee tingimata turvakoopia andmebaasist, samuti trüki välja põhiaruanded: Bilanss, Kasumiaruanne, Saldoaruanne, Kassaraamat, Töötaja väljavõte, Ostureskontro, Müügireskontro, Laoseis jne. See ei tähenda muidugi seda, et neid hiljem ei saaks vaadata ka otse vanast andmebaasist.
Uue andmebaasi loomise eel selekteeritakse ja väljastatakse vanast baasist eelnevalt need andmed, mida läheb ka uuel aastal vaja. Need on baasregistrid (kliendid, artiklid, hankijad, kontod, isikud jne) ning baasandmed (aruannete kirjeldused, km-koodid, tasumisviisid jne) ning tavaliselt ka laekumata/tasumata arved, mis seejärel tuleb importida uude andmebaasi. Pärast seda on vaja kontrollida üle ka kõik seadistused uue aasta baasis. Viimases osas käsitleb see juhend ka uues baasis hädavajalikke tegevusi. Alati võib tekkida raamatupidajal või finantsjuhil erisoove, mida selles juhendis ei käsitleta.
Mitmekasutajasüsteem
Mitmekasutajasüsteemi korral tuleb kõik tegevused vana baasiga teostada HansaRaama serverprogrammis, olles eelnevalt sulgenud klientprogrammid. Serverprogrammi tunned ära selle järgi, et menüüribal ei ole võimalik valida mooduleid ning aktiivne aken on alati SERVER STATUS. Serverprogrammis toimingute alustamiseks vali menüüribalt Fail> Lõpeta, välju serverrezhiimist. Uuesti serverprogrammi sisenedes on võimalik valida moodul > Üldine ja seejärel vastavalt käesolevatele juhistele toimida.
Pärast kogu allkirjeldatud protseduuri, vali uuesti serverprogrammis Moodul > Server. Seejärel saab teistest arvutitest tööle hakata.
Tegevused vanas baasis
1. Tuleb lisada moodul Integratsioon. Mooduli lisamiseks vali moodul Üldine > Seadistused > Kasutajagrupid > ava olemasolev kasutajagrupp > lisa toimingu lahtrisse Ctrl+Enteriga valides Moodul > järgmises lahtris vali Ctrl+ Enteriga Integratsioon > Tasemeks valige Täielik > Salvestage.
2. Moodul Integratsioon on vajalik lisada kasutajale, selleks vali moodul Üldine > Isikud > ava olemasolev isik > Kasutajagrupi lahtris vali Ctrl+Enteriga muudetud kasutajagrupp > Salvesta. Sulge programm ning avades logi uuesti sisse sama kasutajaga. Juhend Integratsiooni mooduli lisamiseks.
3. Moodul Integratsioon > Funktsioonid > Ekspordid > Baasandmed, märgi vajalikud linnukesed seadistuste ette, mida soovid uude baasi kaasa võtta ja vajuta Käivita. Avaneb Save As aken, milles vali failile nimi, mis oleks üheselt arusaadav, näiteks bafirmanimi.txt ja jäta meelde, kuhu Sa selle salvestad.
4. Moodul Integratsioon > Funktsioonid > Ekspordid > Baasregistrid, märgi linnukesega vajalikud registrid ja vajuta Käivita. Avaneb Save As aken, milles vali failile nimi, näiteks brfirmanimi.txt ja jäta meelde, kuhu Sa selle salvestad.
Osades registrites, milles on aegunud kaarte, näiteks Artiklid (Artiklite info eksport), Kliendid, Hankijad on võimalik sellised aegunud kaardid kõrvaldada nii, et need ei tuleks uude baasi kaasa. Selleks märgi nendel kaartidel linnuke Suletud. Nüüd punktis 4 kirjeldatud eksporte tehes on vaja märkida omakorda linnuke "Ära ekspordi suletud kaarte".
5. Moodul Integratsioon > Funktsioonid > Ekspordid > Artiklite andmed märgi ära Sulle vajalik info artiklite, hindade ja ladude kohta ja vajuta Käivita. Salvesta fail.
6. Moodul Integratsioon > Funktsioonid > Ekspordid > Laekumata arved ning Tasumata ostuarved. Sisesta laekumise kuupäev (reeglina eelmise aasta viimane kuupäev), siis koostab programm ettemaksude ja osaliselt laekunud arvete laekumise kaardid. Määra ka Tasumisviis ja Esimese laekumise number. Laekumise kaardid koostatakse sisestatud kuupäevaga. Vajuta Käivita. Tasumata arvete eksport käib sama loogikaga.
7. Mitme ettevõtte korral korda igas ettevõttes punkte 1-6.
Kui Sa ei soovi teiste ettevõtetega algsaldodest alustada, siis tuleb teha nendest ettevõtetest Tekstikoopia-ettevõte. Selleks logi vastavasse ettevõttesse > vali moodul Üldine > Funktsioonid > Ekspordid >> Tekstikoopia, ettevõtte
Tegevused uue baasi loomisel
Esmalt on vaja luua koopia HansaRaama töökataloogist, et tagada vajadusel samaaegselt vana ja uue baasi lahtiolek arvutis.
Selleks leia ekraanilt Shortcut (Kiirkorraldus), mis käivitab HansaRaama. Vii hiire kursor selle peale ja klõpsa 1x hiire parempoolse nupuga. Avanevast menüüst vali Properties (Atribuudid). Klõpsa nupul Find Target/Open File Location/Otsi sihtüksus. Avaneb aken, milles on näha failid ja kataloogid. Andmebaasifaili tunned ära laiendi järgi *.HDB. Fail nimega RAAMA.HDB ongi see fail, milles on raamatupidamisandmed. Mõningatel juhtudel ei kuva arvuti laiendit *.HDB, sel juhul vali lehitseja ülemiselt menüüribalt View - Details, et veenduda faililaiendi õigsuses. Windows Vista ja Windows 7 peidavad ära osad failid, HansaWorld programmide puhul näiteks RAAMA.HDB ning logi failid. Nende nägemiseks tuleb vajutada HansaRaama kaustas olles "Compatibility Files" (Ühilduvus Failid) nupule.
Vaata juhendit RAAMA.HDB leidmiseks siit.
2. Kopeeri nüüd kõik failid ja kataloogid, välja arvatud andmebaasifail(id) laiendiga *.HDB eelnevalt loodud uude kataloogi, näiteks C:\HansaRaama2011.
3. Pärast kopeerimist on näha C:\HansaRaama2011 all hulk faile, millest vali hiire parempoolse nupuga fail HansaRaama.exe (tüüp: application). Avanevast menüüst vali Send To - Desktop(Create shortcut). See on vajalik selleks , et arvuti töölauale tekiks uus Shortcut (kiirkorraldus) uue aasta andmebaasi tarvis.
4.Käivita shortcuti kaudu uus Hansaraama. Käivitamisel tekitab HansaRaama uue andmebaasi (kuna ei leia töökataloogist ühtegi *.HDB laiendiga faili).
5. Avaneb aken "Teretulemast HansaRaamasse", vali seal Serveri andmebaas, kui kasutad klient-server lahendust või Üksikkasutaja andmebaas kui kasutad programmi ühes arvutis.
6. Serveri valikuga tuleb lisaks sisetada süsteemi salasõna. Mõlemal juhul palutakse sisestada Ettevõte ning kasutaja, kellega sisse logida.
7. Vali avanenud ettevõtete nimekirjast esimene ettevõte. Avaneb HansaRaama. Firma nimeks on Uus ettevõte.
8. Vali moodul Üldine > Funktsioonid > Impordid ning avanevast aknast variant "Manuaalne faili otsing" (vanemates versioonides "Import faili otsimisega").
9. Leia avanenud OPEN aknast üles soovitud firma eelnevalt eksporditud failid. Juhendis toodud näites on need:
A) Bafirmanimi.txt,
B) Artiklidfirmanimi.txt,
C) Brfirmanimi.txt,
D) Tasfirmanimi.txt,
E) Laekfirmanimi.txt.
10. Vali eelmises punktis toodud failid (seda saab teha ühekaupa) samas järjekorras nagu eelmises punktis loetletud ning impordi nad uude andmebaasi, vajutades OPEN. Failide importimise käigus võib ilmuda teade "Puudub andmebaasi võti". Sellisel juhul vajuta OK.
11. Mitme suuremahulise ettevõtte puhul lisage ettevõtted Üldise mooduli registris Ettevõtted ning korrake iga ettevõttega punkte 8.-10. Kui ettevõtte lisamisel Ettevõtete registrisse annab programm teate "Lubatust rohkem ettevõtteid", tuleb minna Üldise mooduli seadistusesse Süsteemi kasutamine ning märkida Ettevõtete väljale soetatud ettevõtete arv. Salvesta
Tegevused uues baasis
1. Kontrolli ja täienda esmalt kõik Üldise mooduli seadistused, nagu Arvestusaastad, Aruannete perioodid jne. Seadistuste kontroll on vajalik, kuna mitmed seadistused ei tule eksportide kaudu uude baasi üle. Täida ära Isikute register.
2. Üldise mooduli seadistuses Internetivõti on vaja märkida õige riik, kliendikood ja lepingu number, salvesta. Aken suletakse, ava uuesti Internetivõtmete seadistus ja vajuta nuppu Registreeri automaatsete võtmete saamiseks. Kui saad teate "Oled juba registreeritud", siis palun saada e-mail aadressile klienditugi@hansaraama.ee sisuga: Palun sulgeda registreering, kuna registreerisin uuesti + lepingu nr. + kliendikood. Me vastame Sulle kirjaga, kuidas edasi toimida ja andmebaasivõtit uuendada.
3. Kontrolli ja täienda ka kõikide teiste kasutatavate moodulite seadistused. Vajadusel kontrolli seadistused eelmise aasta baasist üle - selle saate avada endiselt olemasolevast ikoonist.
4. Seo väljatrükitavate dokumendimallide blanketid vastavate toimingutega. Näiteks müügiarve puhul tuleb toimida nii: Moodul Müügireskontro > Dokumendid > vajuta üks kord Arvete peale > Operatsioonid > Kirjelda dokument > veerus Dokumendimall esimesel real klahve Ctrl+Enter kasutades vali ARVE. (Sul võib see arve olla ka mõne teise koodiga kirjeldatud). Aga kõhkluse korral soovitame jällegi kontrollida vanast baasist üle. Analoogilisel põhimõttel tuleb ka teistes moodulites dokumendimallid toimingutega siduda.
5. Mooduli Finants seadistuses Allsüsteemid määra linnukesed nende registrite ette, mille puhul on vajalik automaatkanne pearaamatusse. Samuti tuleks määrata seal kuupäevadeks näit. 01.01.2011 (see kuupäev alates
millisest peab programm koostama kanded).
6. Moooduli Finants registris Algsaldod sisesta kuupäevaga 31.12.2010
(esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uus kaart, millel kirjelda vastava kuupäeva lõppsaldod. Vajadusel sisesta ka saldod kulukohtade e. Objektide lõikes selliselt, et igale Objektile koosta oma algsaldo kaart. NB! Tingimata peaks objektideks lahatud konto kogusaldo olema kirjeldatud ka ilma Objektita algsaldo kaardil.
7. Kui Sul oli aasta lõpus ettemakse klientidelt või hankijatele, sisesta need vastavas reskontros kas laekumistena või tasumistena eelmise aasta kuupäevadega, sest sellised ettemaksud ei tule ülalkirjeldatud eksportidega automaatselt uude baasi
üle.
8. Moodulis Ladu sisesta kuupäevaga 31.12.2010 (esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uue laosissetuleku
kaardiga (vajadusel ka mitme kaardiga) lao algsaldod.
Tõenäoliselt ei suutnud see juhend käsitleda 100% baasivahetusega kaasnevaid küsimusi. Küsimuste tekkimisel palun helista HansaRaama klienditoe numbril 6999850 kui Sul on arendus-hooldusleping. Lepingu puudumisel saad abi kirjutades meile klienditugi@hansaraama.ee |
|
