Küsimuste vastuste andmebaas
Küsimuste-vastuste andmebaas sisaldab enam kui 500 olukorra kirjeldust, mis võivad ette tulla
programmiga töötamisel. Sind huvitavale küsimusele vastuse leidmiseks kasuta otsingut või ava
teemakaust.
| Versioon: | 5.3, 5.4 | | Küsimus: | Versioonis 5.4, Kuidas vähendada andmebaasi mahtu ja luua uus andmebaas aastavahetusel. | | ID: | 16558 | | Vastus: | Koostatud HansaRaama versioon 5.3 ja 5.4 alusel
Sissejuhatus
Palun lugege enne tegutsema asumist kogu juhend hoolikalt läbi!
Aastavahetus on sobiv aeg ümberkorraldusteks raamatupidamissüsteemis. Üheks ümberkorraldamise viisiks võib olla ka suureks kasvanud andmebaasi arhiveerimine ning alustamine uuest aastast uue andmebaasiga.
Millest võib aru saada, et andmebaas on üle pea kasvanud? Põhiline märk on see, et aruannete võtmine võtab tavapärasest rohkem aega. Keerukamad aruanded võtavadki rohkem aega ja samuti sõltub ooteaeg arvuti riistvarast. Siiski võib väita, et kui Laoseisu, Müügireskontro või Ostureskontro aruannetel on ooteaeg ühekasutajarezhiimis üle 5 minuti või mitmekasutajasüsteemi korral üle 10 minuti, võiks tõsiselt kaaluda uuel aastal uue andmebaasi kasutusse võtmist. Teisalt on soovitav luua uus baas ka juhul, kui baasi maht kasvab üle 100 MB aastas.
NB! Enne vana andmebaasi arhiveerimist tehke tingimata turvakoopia andmebaasist, samuti trükkige välja põhiaruanded: Bilanss, Kasumiaruanne, Saldoaruanne, Kassaraamat, Töötaja väljavõte, Ostureskontro, Müügireskontro,Laoseis jne. See ei tähenda muidugi seda, et neid hiljem ei saaks vaadata ka otse vanast andmebaasist.
Uue andmebaasi loomise eel selekteeritakse ja väljastatakse vanast baasist eelnevalt need andmed, mida läheb ka uuel aastal vaja. Need on baasregistrid (kliendid, artiklid, hankijad, kontod, isikud jne) ning baasandmed (aruannete kirjeldused, km-koodid, tasumisviisid jne) ning tavaliselt ka laekumata/tasumata arved, mis seejärel tuleb importida uude andmebaasi. Pärast seda on vaja kontrollida üle ka kõik seadistused uue aasta baasis. Viimases osas käsitleb see juhend ka uues baasis hädavajalikke tegevusi. Alati võib tekkida raamatupidajal või finantsjuhil erisoove, mida selles juhendis ei käsitleta.
Mitmekasutajasüsteem
Mitmekasutajasüsteemi korral tuleb kõik tegevused vana baasiga teostada HansaRaama serverprogrammis, olles eelnevalt sulgenud klientprogrammid. Serverprogrammi tunnete ära selle järgi, et menüüribal ei ole võimalik valida mooduleid ning aktiivne aken on alati SERVER STATUS. Serverprogrammis toimingute alustamiseks valige Fail-Lõpeta ja välju serverrezhiimist. Uuesti serverprogrammi sisenedes on võimalik valida moodulid-Üldine ja seejärel vastavalt käesolevatele
juhistele toimida.
Pärast kogu allkirjeldatud protseduuri, valige uuesti serverprogrammis Moodulid-Server. Seejärel saab teistest arvutitest tööle hakata.
Tegevused vanas baasis
1. Vaja on moodulit integratsioon. Mooduli lisamiseks valige Üldine B-osalt Seadistused> Kasutajagrupid> avage olemasolev kasutajagrupp> lisage toimingu lahtrisse Ctrl+Enteriga valides Moodul> järgmise lahtris valige Ctrl+ Enteriga Integratsioon> Tasemeks valige Täielik> Salvestage.
2. Moodul Integratsioon on vajalik lisada kasutajale, selleks valige Üldine> Isikud> avage olemasolev isik> Kasutajagrupi lahtris valige Ctrl+Enteriga muudetud kasutajagrupp> Salvestage. Sulgege programm (või logige välja C osal võtmega) ning avades logige uuesti programmi sisse sama kasutajaga.
3. Moodul Integratsioon B-osalt Ekspordid, Baasandmed, märkige kõik linnukesed ja vajutage Käivita. Avaneb Save As aken, milles valige tekstikoopiale nimi, mis oleks Teile üheselt arusaadav, näiteks bafirmanimi.txt ja jätke meelde, kuhu Te selle salvestate.
4. Moodul Integratsioon B-osalt Ekspordid, Baasregistrid, märkige linnukesega Teile vajalikud registrid ja vajutage Käivita. Avaneb Save As aken, milles valige tekstikoopiale nimi, mis oleks Teile üheselt arusaadav, näiteks brfirmanimi.txt ja
jätke meelde, kuhu Te selle salvestate.
Mõnede registritega, milles on Teile soovimatuid kaarte, nagu Artiklid (artiklite info eksport), Kliendid, Hankijad on võimalik sellised aegunud tähendusega kaardid kõrvaldada nii, et need ei tuleks uude baasi kaasa. Selleks märkige sellistele kaartidele linnukesega SULETUD. Nüüd punktis 2 ja 3 kirjeldatud eksporte tehes on vaja märkida omakorda linnuke ära ekspordi suletud kaarte.
5. Moodul Integratsioon B-osalt Ekspordid, artiklite andmed märkige Teile vajalikud linnukesega vajalikud artiklite, hindade ja ladude registrid ja vajutage Käivita. Avaneb Save As aken, milles valige tekstikoopiale nimi, mis oleks Teile üheselt arusaadav, näiteks artiklidfirmanimi.txt ning jätke meelde, kuhu Te faili salvestate.
6.Moodul Integratsioon, B-osalt Ekspordid, Laekumata arved ning Tasumata ostuarved. Vajutage Käivita. Ilmunud aknas Määra saldoga arvete eksport ei pea tegelikult määrama midagi sel juhul, kui Te ei soovi uude baasi üle tuua osalisi laekumisi või tasumisi.
Soovi korral osalised laekumised üle tuua aga uleks kindlasti märkida Koosta laekumised osaliselt laekunud arvetele. Sel juhul määrake tingimata ka Tasumisviis, Esimese laekumise number ning Kuupäev (reeglina eelmise aasta viimane kuupäev). Analoogiliselt tuleks toimida ka ekspordi Tasumata ostuarved puhul. Vajutades Käivita, avaneb Save As aken, milles valige Teile üheselt
arusaadav failinimi, näiteks laekfirmanimi.txt või tasfirmanimi.txt ning jätke meelde (või kirjutage paberile üles), kuhu kataloogi Te need failid salvestate.
7. Mitme suuremahulise ettevõtte korral korrake igas ettevõttes punkte 1-6.
Kui Te ei soovi teiste ettevõtetega algsaldodest alustada, siis tuelb teha nendest ettevõtetest Tekstikoopia-ettevõte. Selleks logige vastavasse ettevõttesse> Valige moodul Üldine> B osalt > Ekspordid> Tekstikoopia -ettevõtte
Tegevused uue baasi loomisel
Esmalt on vaja luua koopia HansaRaama töökataloogist, et tagada vajadusel samaaegselt vana ja uue baasi lahtiolek arvutis.
Selleks leidke ekraanilt Shortcut (Kiirkorraldus), mis käivitab HansaRaama. Viige hiire kursor selle peale ja klõpsige 1x hiire parempoolse nupuga. Avanevast menüüst valige Properties (Atribuudid). Klõpsige nupul Find
Target (Otsi sihtüksus). Avaneb aken, milles on näha failid ja kataloogid. Andmebaasifaili tunnete ära laiendi järgi *.HDB. Fail nimega Raama.HDB ongi see fail, milles on raamatupidamisandmed. Mõningatel juhtudel ei kuva Te arvuti laiendit *.HDB, sel juhul valige lehitseja ülemiselt menüüribalt View-Details, et veenduda faililaiendi õigsuses. Windows Vista peidab ära osad failid, Hansa programmide puhul näiteks .HDB ning logi failid. Nende nägemiseks tuleb vajutada Hansa kaustas olles "Compatibility files" nupule.
2. Kopeerige nüüd kõik failid ja kataloogid, välja arvatud andmebaasifail(id) laiendiga *.HDB eelnevalt loodud uude kataloogi, näiteks C:\HR2008.
3. Pärast kopeerimist on näha C:\HR2008 all hulk faile, millest valige hiire parempoolse nupuga fail HansaRaama.EXE (tüüp: application). Avanevast menüüst valige Send To-Desktop(Create shortcut). See on vajalik selleks , et arvuti töölauale tekiks uus shortcut (kiirkorraldus) uue aasta andmebaasi tarvis.
4.Käivitage shortcuti kaudu Hansaraama 5.4. Käivitamisel tekitab HansaRaama uue andmebaasi (kuna ei leia töökataloogist ühtegi *.HDB laiendiga faili).
5. Avaneb aken "Teretulemast HansaRaamasse"
valige seal Serveri andmebaas kui kasutate klient-server lahendust või Üksikkasutaja andmebaas kui kasutate programmi ühes arvutis.
6. Serveri valikuga tuleb lisaks sisetada süsteemi salasõna. Mõlemal juhul palutakse sisestada Ettevõte ning kasutaja, kellega sisse logida.
7. Valige avanenud ettevõtete nimekirjast esimene ettevõte. Avaneb HansaRaama. Firma nimeks on Uus ettevõte.
8. Juhul kui avaneb ka aken Imporditavad failid, siis ignoreerige seda ning sulgege see aken.
9. Valige moodul üldine. B-kaardilt valige Impordid ning avanevast aknast variant Import, faili otsimisega.
10.Leidke avanenud OPEN aknast üles soovitud firma eelnevalt eksporditud failid. Juhendis toodud näites on need:
A) Bafirmanimi.txt,
B) Artiklidfirmanimi.txt,
C) Brfirmanimi.txt,
D) Tasfirmanimi.txt,
E) Laekfirmanimi.txt.
11.Valige eelmises punktis toodud failid (seda saab teha ühekaupa) samas järjekorras nagu eelmises punktis loetletud ning importige nad uude andmebaasi, vajutades OPEN. Failide importimise käigus võivad ilmuda teated "andmed imporditud,
programm suletakse" või "puudub andmebaasi võti, vajutage OK" või "järgnev
tekkis impordi käigus: ". Sellistel juhtudel vajutage alati OK.
12. Väljuge ning taaskäivitage HansaRaama.
13. Mitme suuremahulise ettevõtte puhul lisage ettevõtted Üldise mooduli registris ettevõtted ning korrake iga ettevõttega punkte 7.-12.
Tegevused uues baasis
1. Kontrollige ja täiendage esmalt kõik mooduli üldine seadistused, nagu Arvestusaastad, Kuupäev ja
number, Aruannete perioodid jne. Seadistuste kontroll on vajalik, kuna mitmed seadistused ei tule eksportide kaudu uude baasi üle (näiteks numbriseeriad).
2. Mooduli üldine seadistuses Internetivõti on vaja vajutada Võta andmebaasivõti.
3. Kontrollige ja täiendage ka kõikide teiste kasutatavate moodulite seadistused. Vajadusel kontrollige seadistused eelmise aasta baasist üle- selle saate avada endiselt olemasolevast shortcutist.
4. Siduge väljatrükitavate dokumendimallide blanketid vastavate toimingutega. Näiteks ülekande-müügiarve puhul tuleb toimida nii: Moodul Müügireskontro-Dokumendid-Operatsioonid-Kirjelda dokument-veerus Dok.mall esimesel real klahve Ctrl-Enter kasutades valige ARVE. (Teil võib see arve olla ka mõne teise koodiga kirjeldatud). Aga kõhkluse korral soovitame jällegi kontrollida vanast baasist üle. Analoogilisel põhimõttel tuleb ka teistes moodulites dokumendimallid toimingutega siduda.
5. Mooduli Finants seadistuses Allsüsteemid määrake linnukesed nende registrite ette, mille puhul on vajalik automaatkanne pearaamatusse. Samuti tuleks määrata seal kuupäevadeks näit. 01.01.2009 (see kuupäev alates
millisest peab programm koosatma kanded.
6. Moooduli Finants registris Algsaldod sisestage kuupäevaga 31.12.2008
(esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uus kaart, millel kirjeldage vastava kuupäeva lõppsaldod. Vajadusel sisestage ka saldod kulukohtade e. Objektide lõikes selliselt, et igale Objektile koostage oma algsaldo kaart. Nb!Tingimata peaks objektideks lahatud konto kogusaldo olema kirjeldatud ka ilma Objektita algsaldo kaardil.
7. Kui Teil oli aasta lõpus ettemakse klientidelt või hankijatele, sisestage need vastavas reskontros kas laekumistena või tasumistena eelmise aasta kuupäevadega, sest sellised ettemaksud ei tule ülalkirjeldatud eksportidega automaatselt uude baasi
üle.
8. Moodulis Ladu sisestage kuupäevaga 31.12.2008 (esimesele arvestusaasta kuupäevale eelnev päev) uue laosissetuleku
kaardiga (vajadusel ka mitme kaardiga) lao algsaldod.
Tõenäoliselt ei suutnud see juhend käsitleda 100% baasivahetusega kaasnevaid küsimusi. Küsimuste tekkimisel palun helistage HansaRaama klienditoe
numbril 6999850 kui teil on arendus-hooldusleping. Lepingu puudumisel saate abi meie online chatist kodulehel ning kirjutades meile klienditugi@hansaraama.ee |
|
