Oluline! Loe hoolikalt!
Lumivalgeke ja 7 päkapikku ehk
raamatupidaja toimingud aastavahetusel.
|
Aastavahetus on HansaRaamas oluline tegevus. Uue aasta alustamiseks
tuleb läbi viia mõned toimingud. Vaatame need järgnevalt üle.
Esimesed kolm saad teostada juba täna.
-
Uus arvestusaasta
(moodul Üldine, Seadistused, Arvestusaastad). Kui uue aasta kohta
kuupäevad puuduvad, siis ei saa programm kandeid teha!
-
Uued numbriseeriad dokumentidele
 (vastav
moodul, Seadistused, Numbriseeriad).
Nende puudumisel ei saa dokumente salvestada. Loomulikult tuleb üle
vaadata ka numbriseeriad Moodul Üldine registris Isikud ja mooduli
Üldine seadistuses Numbriseeriad. Kui kasutad erinevate
numbriseeriate väljatrükkimisel erinevaid dokumendimalle, pead
numbriseeria esimese numbri märkima ka dokumendi kirjeldusse. Seda
saab teha, kui avad vastava mooduli B-osalt registri Dokumendid,
märgid dokumendi nimetuse ja valid Operatsioonid nupu alt „Kirjelda
dokument“
Kui numbriseeriad on jagatud vastavalt programmi kasutavatele
isikutele, tuleb uued numbriseeriad määrata ka Moodul Üldine Isikute
kaartidele.
Järgnevas tabelis on kokkuvõtvalt kõikide moodulite seadistustes
olevate dokumentide loetelu, milles võiksid numbriseeriad sisestada.
| Finants |
Kanded |
Müügiteenindus |
Kliendikirjad |
| Kassa |
KSO
KVO |
Ladu |
Lähetused
Lao sissetulekud
Lao liikumised
Lao mahakandmised
Inventuurid |
| Kulutused |
Kulutused
Väljamaksed |
Müügitellimused |
Tellimused |
| Ostureskontro |
Ostuarved
Tasumised |
Ostutellimused |
Ostutellimused |
| Müügireskontro |
Arved
Laekumised |
Tootmine |
Komplekteerimine |
| Müügipakkumised |
Pakkumised |
Põhivara |
Põhivara mahakandmised
Põhivara seisud
Ümberhindlused |
- Aruannete perioodid.
Aruannete perioodide puhul on lihtsam olemasolevad perioodid
ümber muuta. Alles võiks jätta tabeli lõppu eelmisest aastast terve
aasta, sest selle perioodiga aruandeid võib veel vaja minna.
Aruannete perioodid määravad üksnes perioodi lühivaliku tähise
(lisatud pildil A, 1, 2 jne), alati on periood võimalik ka käsitsi
sisestada. Automaatselt aruande määramisaknasse sisestab HansaRaama
selle tabeli esimese rea perioodi.
- Saldoteatiste koostamine.
Aasta lõppedes on tavapärane tegevus kontrollida omavahelise
arvelduste seisu saldoteatiste abil. Enne saldoteatise vormistamist
tuleb kõik eelmise aasta arved koos laekumistega programmi
sisestada. Kui soovid, et saldoteatisse arvataks ka viivisarved,
siis tuleb eelnevalt needki koostada.
Saldoteatisi saad koostada Müügireskontro moodulis aruande
Saldoteatis abil (ver.3.9) või dokumendi Kliendi väljavõte, tasumata arved abil (ver.
4.3,5.0,5.1)
- Aastavahetus on väga hea ka mitmesuguste registrimuudatuste
läbiviimiseks.
Siin on kolm olulist suunda, mille üle tasub mõelda:
- analüütilise poole kaasajastamine. Vaata üle nn. ‘klass’ ja ‘tüüp’
liiki seadistused. Samuti kontoplaan ja objektide kasutamine. Ehk
tasub kohendamist ka müügistrateegilised otsused (hinnakirjad,
artikli miinimumlaoseis jne.)
- liigsete kaartide sulgemine. Kindlasti on mitmed kliendid,
hankijad, artiklid jm. osutunud selliseks, mida enam vaja ei lähe.
Et need enam Ctrl+Enteriga valikutesse ei tuleks, võib need sulgeda.
- kui andmebaas on paisunud nii suureks, et teda on ebamugav
kasutada on nüüd õige aeg teha uue aasta jaoks uus andmebaas
sisestades aasta algsaldod uuesti. Kuidas teha uut andmebaasi küsi
järele klienditoe numbrilt 699 9850 või maili teel
klienditugi@hansaraama.ee.
Siis saadame Teile mailiga juhendi kuidas seda teha.
- Viimaseks sammuks seoses aastavahetusega on tulu- ja
kulukontode sulgemine. Seda ei saa muidugi 1. või 2. jaanuaril
teha, vaid alles siis, kui eelmise aasta bilanss on kinnitatud ja ka
prinditud soovitud arvu eksemplarides. Miks sellist sulgemiskannet
on vaja teha? Siin on probleem selles, et kui kanne on tegemata,
siis tuleb jooksva aasta bilanssi, reale “Aruandeaasta kasum
(kahjum)” Algsaldo, mida tegelikult sellel kontol olla ei tohiks.
Kontoplaanis on konto 89999, mida kasutatakse HansaRaamas
Kasumi/kahjumikirje nullimiseks. Töö järjestus on selline:
- Koosta kasumiaruanne, sealt saad üle kantava summa;
- Kui firma oli kasumis, siis on lausend selline: D89999
???Arvestuslik tulemus” K32711 “Eelmiste perioodide jaotamata
kasum”, kui kahjumis, siis on lausend vastupidine.
- Kanne tuleb teha lõppenud majandusaasta viimase kuupäevaga.
Kanne viib kasumi/kahjumi summa jooksva aasta kasumi/kahjumi
arvestamise kontolt (89999) eelmise aasta jaotamata kasumi kontole
(32711). Kuidas siis Kasumiaruanne ja Bilanss edaspidi õiged saavad
tulla? Põhjus on lihtne:
- Kasumiaruandes ei ole kasutusel sellist kontot kui on 89999.
- Samas on see konto kasutusel Bilansis. Rida “Aruandeaasta
kasum/kahjum” = Kontode summa 40000 kuni 59999, millele on veel
juurde liidetud 89999
PS! Kui soovid ikkagi veel hiljem eelmise aasta bilanssi
koostada, siis pead aastalõpukande kustutama ja hiljem koostama
uuesti.
- Veateated, mida võid aastavahetusel kohata ja mida siis teha?
Ei ole määratud seerias Ava vastava mooduli Seadistused ja sisesta
uueks aastaks dokumentidele numbriseeriad.
Kanne ei ole arvestusaastas, vanematel HansaRaama versioonidel ka
Internal error 1075 ning ka mõnede toimingute korral Kannet ei saanud
koostada.Kontrolli seadistust
Ava moodul Üldine, Seadistused- Arvestusaastad ja sisesta uuele
arvestusaastale kood ning alguse ja lõpu kuupäevad.
Lubatud ühe kasutaja korral Seadistus, mida soovid teha, tuleb
mitmekasutaja süsteemi korral Serverprogrammis. Sule kõik
klientprogrammid. Serverprogrammi File menüüst vali „Lõpeta, välju
serverreþiimist“. Ava server uuesti ning tee vajalik parandus. Vali
moodul Server et tagada Klientprogrammide juurdepääs
serverprogrammile.
Connection failed Kui tegid muudatusi serverprogrammis, kontrolli kas
serverprogramm on serverstaatuses. Kui ei, vali moodul Server.
Edukat uut aastat Teile!
HansaRaama Klienditugi
klienditugi@hansaraama.ee
www.hansaraama.ee
Kõik aastavehtusega seotud küsimused koos vastustega leiad
klienditoest rubriigist "Aastavahetus"
|
|
|
